آکادمی نورنگار

همه ما خوب مي دانيم موفقيت به شانس بستگي ندارد و اتفاقي به دست نمي آيد.بلکه به طراحي و برنامه‌ريزي خوب وابسته است.

براي دستيابي به اهداف بايد از الزاماتش برخوردار باشيم. يکي از الزامات ضروري براي دسترسي به اهداف، داشتن برنامه ريزي خوب و مناسب مي باشد. در اين فصل قصد داريم درمورد اصول برنامه ريزي و انواع روش هاي برنامه ريزي بپردازيم.

چه چيزي بايد دستاورد برنامه هايمان باشد؟

دستاورد يک برنامه ريزي اصولي عبارتند از:

اول: به ما کنترل روز کاري مان را مي دهد و متوجه خواهيم شد که بر روي چه چيزي کار کنيم و چه کارهايي مي تواند به تعويق انداخته شود.

دوم: قادر خواهيم بود به سررسيدهايمان دست يابيم.يک برنامه ريزي اصولي، اولويت هاي اول روز را بر اساس اهميت و ضرورت مي تواند براي ما مشخص کند.

سوم: برنامه ما تضمين خواهد کرد که امور را به درستي انجام مي دهيم و در زمان درست هستيم.در نتيجه ابتدا موارد ضروري انجام خواهد شد و اگر فرصت داشتيم مي توانيم روي موارد با ضرورت کمتر تمرکز کنيم.

چهارم: از هدر رفتن وقت با ارزشمان براي رسيدگي به مشکلات غير منتظره جلوگيري خواهد کرد.

پنجم: برنامه ريزي اصولي ما، به شدت استرسمان را کاهش خواهد داد. بنابراين فشار ناخوشايند دائمي و نابودگر خلاقيت که کارها را به تعويق مي اندازد را تجربه نخواهيم کرد.

ششم: يک برنامه درست طراحي شده تمرکزمان را بهبود مي بخشد. وقتي حرف از به انجام رسيدن کارها مي شود، تمرکز برگ برنده است.

هفتم: يک برنامه خوب، نا اميدي و احساس گناه ناشي از عقب ماندن کارها را از بين مي برد. به ما کمک خواهد کرد هوشمندانه تر و براي اهداف والاتر کار کنيم و روي مواردي تمرکز خواهيم کرد که به اهداف نزديکمان کند.

چرا فهرست کارهاي برنامه ريزي شده خود را به پايان نمي رسانيم؟  

دليل 1: هدف برنامه ها را اشتباه متوجه شديم.

چرا برنامه ريزي مي کنيم؟ اميدواريم چه چيزي را با آن به دست آوريم؟ بيشتر افراد پاسخ اين سوالات را اينطور مي دهند: تا کارها را به انجام برسانيم. ولي مقصود يک برنامه ريزي درست و اصولي اين نيست.

مديريت بسياري از کارها که جلوي رويمان قرار دارد بسيار آسان تر از زماني است همان فهرست ها در سَرمان مي چرخد. راحت تر مي توانيم امور را برطبق موعد مقرري که دارند سازمان دهي و روزمان را بر پايه آن برنامه ريزي کنيم. اين نکته کمک مي کند روي مهمترين مشغله خود تمرکز کنيم.

اگر مقصود برنامه خود را اشتباه متوجه شده باشيم، نتيجه، ايجاد و استفاده ناموثر از آن ها خواهد بود. در نتيجه چنين چيزي به جاي افزايش بازدهي مان، آن را متوقف مي کند.

دليل2: در تعيين سررسيد ها بي توجهي ميکنيم

فهرست کارهاي برنامه ريزي شده بدون موعد مقرر شده يک فهرست آرزوهاست. نه چيزي بيشتر از آن. بدون موعدهاي مقرر شده به تنبلي روي مي آوريم.

در نظر بگيريد: اگر سررسيدي براي پرداخت قبض ها نبود چه زماني آن ها را تسويه مي کرديم؟ اگر مثل عموم مردم باشيم، هر دو کار را تا زمان نامعلومي به تعويق مي انداختيم.

بدون سررسيدها، انگيزه کمي براي اقدام وجود دارد. بدون انگيزه چيزي به انجام نميرسد.دليل اينکه تعداد زيادي از فهرست ها روز به روز همانطور که کارها نا تمام مي مانند طولاني و طولاني تر ميشوند، همين موضوع است. همچنين سررسيد ها کمکمان مي کنند تا تصميم بگيريم توجه و زمان محدودمان را کجا صرف کنيم.اين موضوع خيلي مهم است.

دليل 3: برنامه هاي ما خيلي طولاني اند

چنين برنامه هايي بنا به چند دليل بي بازده هستند:

اول، گيج کننده اند. به ما گزينه هاي خيلي زيادي ارائه مي دهندکه هر کدام از آن ها توجه ما را از انجام دادن مهمترين کارمان دور مي سازد.

دوم، واقع بينانه نيستند و در نهايت به نقطه اي مي رسند که غير قابل کنترل اند.. ما قادر نخواهيم بود به تمام موارد برسيم چون اساسا تعدادشان بيش از اندازه مي باشد.

سوم، دلسرد کننده هستند. هر روز را با دانستن اين حقيقت که در تکميل کارهايمان ناکام بوده ايم به پايان مي رسانيم. تجربه چندين باره اين حس مي تواند انگيزه ما را از بين ببرد.

چهارم، تشويق به پشت گوش انداختن مي کنند. با شکست در تکميل موارد برنامه ريزي شده، روز به روز به ذهنمان ياد مي دهيم تا اين پيامد را بپذيرد و با گذشت زمان عزم و انگيزه خود را جهت تکميل کارها با زمانبندي از دست خواهيم داد.

ما در روز مقدار زمان محدود براي انجام رساندن  کارها داريم. به اين خاطر بايد فهرست کارهاي برنامه ريزي شده مان را محدود کنيم تا خود را با آن محدوديت تطبيق دهيم.

دليل 4: برنامه هاي ما تنوع بيش از اندازه دارند

نتيجه داشتن تنوع خيلي زياد در برنامه هايمان اين است که زمان طولاني تري براي به انجام رساندن کارها مي گذرانيم. چه از کار افتاده باشيم يا مرتبا اينستاگرام خود را به عنوان راهي براي جلوگيري از انتخاب بين گزينه هاي متعددمان چک کنيم، در نهايت در حال هدر دادن زمان ارزشمندمان هستيم.اين به بازدهي ما لطمه مي زند.

همچنين تنوع خيلي زياد در فهرست هاي کارهاي برنامه ريزي شده سطح استرس ما را بالا مي برد.بيشتر پريشان خاطر مي شويم. به اين معني که با تاثير کمتري کار خواهيم کرد. و قادر به انتخاب اينکه روي کدام مورد کار کنيم نخواهيم بود و در نهايت توانايي ما براي مديريت زمان از بين خواهد رفت.

دليل 5: به خودمان گزينه هاي خيلي زيادي مي دهيم

اين مسئله بسيار شبيه تنوع خيلي زياد در برنامه هايمان مي باشد. ولي به خاطر تاثيرش روي چگونگي تصميم گيري مغز بايد جداگانه اشاره نمود.

در برخي موارد شرايطي براي ما به وجود مي آيد که در آن توانايي کمتري در گرفتن تصميمات خوب خواهيم داشت. زيرا به لحاظ ذهني از تصميم گيري در سراسر روز به شدت خسته شده ايم. به اين حالت خستگي ناشي از تصميم گفته مي شود.

برنامه هايي که گزينه هاي خيلي زيادي ارائه مي دهند اين مشکل را بدتر مي کنند. آنها ما را مجبور به تصميم گيري غير ضروري راجع به اينکه روي چه موردي کار کنيم، مي کنند و خستگي ناشي از تصميم ما را افزايش مي دهند.

دليل 6: در اضافه کردن مفهوم براي هر کاري بي توجهي مي کنيم

يکي از ضعف هاي بزرگ در اکثر برنامه ها کمبود مفهوم براي وظايف مختلف است.کارها بدون اشاره اي به زماني که جهت تکميل نياز دارند، اولويتشان، و نقش هايي که در به دست آوردن اهداف خاصي بازي مي کنند، نوشته مي شود. بدون چنين مفهومي، فهميدن اينکه کدام کارها توجه فوري ما را مي طلبد دشوار است. اگر ندانيم به انجام رساندن چيزي چقدر طول خواهد کشيد، چقدر اهميت دارد، و چگونه در دستيابي به اهدافمان، کمکمان مي کند، چگونه بايد متوجه شويم که روي آن کار کنيم يا نه؟

پاسخ اين است، نمي توانيم.

اين علت ناموثر بودن برنامه هايي مي باشد که هيچ مفهومي براي آناليز وظايف، بروز نمي دهند. در حقيقت اثرات مخرب آنها بيشتر از اثرات مثبت است. به جاي برانگيختن ما براي انجام مهمترين وظايفمان، باعث مي شوند زمان خود را روي مواردي که مناسب شرايط کنوني ما نيستند هدر دهيم.

دليل 7: وظايف مان خيلي کلي تعريف شده اند

مشکل کارهاي کلي تعريف شده اين است که بسيار گسترده مي باشند. اکثرا نقطه شروع و پايان مشخص ندارند. در نتيجه هيچ راهي براي درست سنجيدن موفقيت وجود ندارد.

پروژه ها تا زماني که به بخش هاي تشکيل دهنده خود تجزيه نشده اند ظاهر وظيفه به خود مي گيرند. از آن جايي که کارهاي برنامه ريزي شده جداگانه، نامعلوم باقي ميمانند، فهميدن زمان اتمام پروژه ها دشوار است.

تعريف کردن کارهايي که خيلي کلي هستند در تضاد با به پايان رساندن آن ها مي باشد. ابهام آنها مطمئناً باعث به تاخير افتادنشان مي شود. اگر در تکميل کارهاي برنامه ريزي شده مشکل داريم، بررسي کنيم آيا مي توانند به کارهاي کوچک تر تجزيه شوند يا خير؟

دليل 8: وظايف مان به اهداف مشخصي وصل نشده اند

هر کاري که انجام مي دهيم هدفي در پي دارد. براي مثال روغن ماشين خود را عوض مي کنيم تا موتور را در وضعيت خوبي نگه داريم. ماليات بر درآمد خود را به موقع ثبت مي کنيم تا از جريمه هاي احتمالي جلوگيري نماييم.

اهدافمان، ما را وادار به عمل مي کنند. وقتي قادر هستيم نتيجه مثبت تکميل يک کار را پيش بيني نماييم، کمتر به پشت گوش انداختن آن خواهيم داشت. هرچه بيشتر درباره نتيجه کار يقين داشته باشيم، احتمال بيشتري وجود دارد که آن را انجام دهيم.

بنابراين حتما بايد به هر کاري در برنامه خود يک هدف مشخص نسبت دهيم. علت لزوم  تکميل شدن هر مورد را بدانيم. اگر به اين مرحله بي توجهي کنيم، انگيزه کمتري جهت به انجام رساندن کار نخواهيم داشت.